Nos services
Une permanence téléphonique de conciergerie, au niveau d'une grande maison.
HostOffice devient la réception de votre conciergerie : chaque appel voyageur, chaque urgence et chaque demande de propriétaire est prise en charge 24h/24, 7j/7 — par des réceptionnistes, jamais par des machines.
01 — Le socle
Réception téléphonique 24h/24 et 7j/7
Votre accueil téléphonique ne connaît ni nuit, ni dimanche, ni 15 août. Nous répondons en votre nom, avec votre ton et vos consignes, en français comme en anglais.
- Décroché visé en moins de 30 secondes, à toute heure
- Ligne dédiée ou renvoi de votre numéro existant
- Scripts d'accueil rédigés avec vous, à votre image
- Journal d'appels exhaustif, consultable à tout moment
Ce que cela change
Un appel manqué à 23 h, c'est souvent un avis trois étoiles au matin — ou une annulation. Une réception permanente transforme chaque sollicitation en preuve de sérieux, et votre conciergerie gagne l'argument commercial qui rassure les propriétaires exigeants : « quelqu'un veille sur votre bien, à toute heure ».
Exemples réels de prises en charge
- « Le code du boîtier ne fonctionne pas » — vérification, renvoi du code, accompagnement jusqu'à l'entrée
- « Comment allumer le chauffage ? » — guidage pas à pas grâce à votre livret logement
- « Notre train arrive à 1 h du matin » — arrivée tardive orchestrée et consignée
- « Peut-on partir à 14 h ? » — départ tardif négocié selon votre politique, supplément facturé
02 — Les voyageurs
Gestion des appels voyageurs
Avant, pendant et après le séjour, nous sommes le premier contact de vos voyageurs. Accès au logement, équipements, séjour : nous répondons immédiatement, dans le respect de vos règles.
Chaque logement dispose de sa fiche de consignes — codes, particularités, sensibilités du voisinage — pour que nos réceptionnistes répondent aussi précisément que votre meilleure recrue.
03 — Les urgences
Gestion des urgences, sans réveiller toute votre équipe.
Fuite d'eau, panne de chauffage en janvier, voyageur enfermé dehors : nous qualifions la situation, appliquons votre procédure d'escalade et mobilisons les bons intervenants — vous ne prenez que les décisions qui vous reviennent.
Qualifier
Gravité, logement concerné, sécurité des personnes : en quelques questions, l'incident est cerné et documenté.
Agir
Selon votre protocole : intervenant d'astreinte contacté, voyageur rassuré et guidé, solutions de repli proposées si nécessaire.
Rendre compte
Vous recevez un compte rendu horodaté et complet. Au matin, vous savez tout — sans avoir été réveillé pour rien.
04 — L'attention
Assistance aux voyageurs, l'étoffe des avis 5 étoiles
Au-delà du dépannage, nous cultivons l'attention : recommandations locales transmises depuis vos guides, réassurance avant l'arrivée, suivi des petits incidents de séjour.
C'est cette écoute — humaine, patiente, en français comme en anglais — qui se retrouve mot pour mot dans les avis de vos voyageurs, et donc dans le classement de vos annonces.
★★★★★
Arrivés à minuit, un souci de clé réglé en cinq minutes par une personne charmante au téléphone. On se serait cru dans un hôtel de luxe.
Ce que nous prenons en charge
- Questions sur les revenus, relevés et calendriers
- Demandes de blocage de dates et séjours personnels
- Signalements techniques sur le bien
- Premier accueil des prospects propriétaires, qualifié pour vos commerciaux
05 — Les propriétaires
Prise en charge des demandes propriétaires
Vos propriétaires bailleurs sont votre fonds de commerce. Nous les accueillons avec les égards d'une banque privée : écoute, précision, et transmission fidèle à votre équipe.
06 — La liaison
Transmission impeccable à vos équipes
Un service externalisé ne vaut que par la qualité de ce qu'il vous restitue. Chaque échange devient un compte rendu structuré — qui, quoi, où, action menée, suite attendue — livré dans vos outils.
- Comptes rendus dans votre PMS, par e-mail ou WhatsApp
- Niveaux d'alerte configurables : information, action requise, urgence
- Passation quotidienne résumée pour vos responsables
La technologie au service de l'humain
Nos réceptionnistes s'appuient sur une IA interne pour parfaire l'orthographe et la clarté de leurs comptes rendus écrits. Elle ne parle jamais à vos voyageurs et ne décide de rien : elle rend simplement nos équipes encore plus irréprochables. Notre approche →
Votre réception mérite l'excellence.
Essayez HostOffice pendant un mois, gratuitement et sans engagement.